Soft Copy Putusan Termasuk Dokumen Negara yang Harus Dijaga

Dirjen Badilag dengan didampingi Asep Nursobah, S.Ag. dan Haemiwan Fathoni : Perhatikan juga hal-hal non teknis dalam proses publikasi putusan.

Jakarta l Badilag.net (4/6)

Satu masalah krusial berhasil teridentifikasi dalam workshop tentang anonimisasi putusan di Bandung, pekan kemarin. Selama ini, di samping masih ada kelemahan dalam hal melakukan anonimisasi, juga masih sering didapati penyimpanan soft copy putusan yang tercerai berai. Akibatnya, putusan tersebut susah dilacak keberadaannya sehingga menghambat proses anonimisasi dan publikasi putusan.

Dirjen Badilag Wahyu Widiana menyebut masalah ini sebagai masalah non-teknis. Disebut demikian karena secara teknis, anonimisasi dan publikasi putusan telah diatur dalam SK KMA 144/2007 tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan. Penataan file putusan tidak disinggung-singgung di SK yang ditandatangani Prof Bagir Manan tersebut.

“Dalam hal publikasi putusan, masalah anonimisasi mungkin sederhana, tapi ada masalah non-teknis di luar anonimisasi. Misalnya, kesulitan mencari file atau soft copy. Ini harus diatasi lebih dulu,” seru Dirjen Badilag.

Menyambung ultimatum Dirjen Badilag, anggota Tim Pembaruan MA Aria Suyudi mengatakan bahwa soft copy putusan sebenarnya termasuk dokumen negara yang harus diatur dan dijaga dengan baik. “Karena itu, harus ada standar yang jelas, agar pengelolaannya bagus,” tandasnya.

Masalah ini mulai terkuak ketika seorang peserta workshop tidak membawa seluruh soft copy putusan tahun 2007-2009. Dia mengaku kesulitan menghimpun putusan-putusan tersebut lantaran tersimpan di folder yang terpisah-pisah. Selain itu, ada kesulitan untuk memastikan mana draft putusan yang belum dan sudah diedit.

Untuk mengatasi masalah seperti ini, menurut Hirpan Hilmi, perlu disusun SOP  (standard operating procedure) mengenai penataan, penyimpangan dan pengamanan file putusan. “Bagaimana putusan disusun, dibacakan, hingga dipublikasikan,” kata Plt. Kasubbag Dokumentasi dan Informasi Badilag ini.

Karena soft copy putusan tergolong dokumen negara, maka ia tak kalah penting dibanding berkas putusan-putusan di ruang arsip. Bila rusak atau raib, harus dipertanggungjawabkan secara hukum.

“Kami sarankan soft copy putusan itu disimpan di server atau komputer khusus,” Hirpan Hilmi menegaskan. (Badilag)